Potřebuji nasdílet dokument dobrovolníkovi či externistovi.

Data klientů a interní dokumenty jsou to nejcennější, co máme. Tady začíná prevence.

Jsou v dokumentu osobní údaje klientů?

Jména, maily, adresy, rodná čísla, diagnózy nebo zranitelné příběhy.

NE → i tak buď opatrný/á ANO → extrémní obezřetnost!

Chystám se vytvořit odkaz „Kdokoliv s odkazem“?

To je ta nejrychlejší cesta, jak si ušetřit práci... a jak způsobit únik dat.

NE → přidávám na konkrétní e-mail ANO → ZASTAV SE! Přejdi na červené kroky.

Zatím to vypadá v pořádku.

Pokud sdílíš data na konkrétní e-mailovou adresu, máš kontrolu nad tím, kdo přesně soubor čte.

ZAPOMEŇ NA SDÍLENÉ ODKAZY — DODRŽ 3 KROKY

1 · Přidej konkrétní e-mailovou adresu

Nikdy nepoužívej „Všichni, kdo mají odkaz“. Vyžádej si od dobrovolníka jeho e-mail a přidej ho jmenovitě.

2 · Nastav přístup pouze „Čtenář“

Výchozí stav pro všechny mimo tým je „Čtenář“. Právo „Editor“ dávej, jen když externista musí do dokumentu reálně zapisovat.

3 · Omez přístup po ukončení spolupráce

Jakmile projekt nebo práce dobrovolníka skončí, ihned e-mail ze seznamu smazat. Jednou za měsíc to v týmu u kávy překontrolujte.

Omylem jsem poslal odkaz do veřejného chatu nebo špatné osobě

Klid. Žádné výčitky, teď jde o rychlost.

Okamžitě zruš veřejný odkaz. Běž do nastavení sdílení dokumentu a změň „Všichni, kdo mají odkaz“ zpět na „Omezené“.
Napiš to do týmového chatu. Ostatní 3 kolegové musí vědět, že mohlo dojít k úniku dat. Společně zkontrolujete historii dokumentu, zda někdo stihl soubor upravit či stáhnout.
Ověř hesla, pokud šlo o tabulku s přístupy. Pokud unikla tabulka, kde máte hesla (což byste neměli, použijte správce hesel!), ihned je všechna změňte.

Proč je "Kdokoliv s odkazem" past?

Podle chování útočníků většina průniků do NGO nevzniká sofistikovaným kódem, ale nalezením volně přístupného odkazu zanechaného ve starém e-mailu. Jde tu o bezpečí (osobní zranitelnost) vašich klientů, pro které pracujete[cite: 2].